Permanence téléphonique pour professions libérales

Lorsque l’on exerce une profession libérale, les journées sont souvent rythmées par les rendez-vous, les dossiers à traiter et les échanges avec les clients. Dans ces conditions, il n’est pas toujours possible de répondre au téléphone sans interrompre son travail.

Que vous soyez avocat, consultant, expert-comptable ou autre professionnel libéral, vous avez besoin de rester joignable tout en préservant le temps nécessaire à votre activité.

Répit Concept vous propose un service de permanence téléphonique pour les professions libérales, adapté à vos horaires, à vos consignes et au fonctionnement de votre cabinet.

Vous pouvez ainsi déléguer la gestion de vos appels de manière ponctuelle ou régulière, sans avoir à recruter de personnel supplémentaire.

Un accueil téléphonique professionnel pour votre cabinet

Le téléphone est souvent le premier contact entre un client et votre cabinet. Un accueil attentif et une bonne transmission des informations contribuent à établir une relation de confiance.

Avec Répit Concept, vos interlocuteurs sont accueillis au nom de votre cabinet, selon les instructions que nous avons définies ensemble.

Notre service de permanence téléphonique peut notamment prendre en charge :

• La réception de vos appels : accueil personnalisé de vos clients, prospects et interlocuteurs professionnels.
• La prise de messages : enregistrement des coordonnées, du motif de l’appel et des informations nécessaires.
• Le filtrage des appels : identification des communications prioritaires selon vos consignes.
• La gestion de vos rendez-vous : organisation de votre agenda en fonction de vos disponibilités.
• La transmission des demandes importantes : information rapide lorsque votre intervention est nécessaire.

Vous choisissez les appels qui doivent vous être transmis immédiatement et ceux qui peuvent faire l’objet d’un message ou d’un rappel ultérieur.

Un secrétariat téléphonique particulièrement adapté aux avocats

Entre les audiences, les rendez-vous clients, les déplacements et la préparation des dossiers, les avocats ne peuvent pas toujours répondre directement à leurs appels.

Pourtant, certaines communications nécessitent une attention particulière, notamment lorsqu’elles proviennent d’un confrère, d’un client ou concernent une situation urgente.

Répit Concept peut assurer l’accueil téléphonique de votre cabinet d’avocat en respectant les consignes que vous avez établies.

Le filtrage des appels prioritaires

Nous pouvons notamment distinguer, selon vos instructions :

• Les appels de vos clients habituels et de vos nouveaux interlocuteurs.
• Les communications provenant de confrères ou d’autres professionnels du droit.
• Les demandes relatives à une garde à vue (GAV).
• Les appels concernant une audience ou un rendez-vous.
• Les demandes qui peuvent être traitées par une prise de message.

Les appels signalés comme prioritaires sont transmis selon les modalités convenues avec votre cabinet, sans que notre permanence se substitue à votre appréciation professionnelle.

Une meilleure disponibilité pendant vos audiences

Lorsque vous êtes au tribunal, en rendez-vous ou occupé à préparer un dossier, vous pouvez transférer vos appels vers notre secrétariat téléphonique.

Vos interlocuteurs bénéficient d’un accueil personnalisé et leurs demandes sont enregistrées pour vous permettre d’en prendre connaissance dès que vous êtes disponible.

Vous pouvez ainsi vous consacrer à vos dossiers sans multiplier les interruptions téléphoniques.

La gestion de vos rendez-vous et de votre agenda

Répit Concept peut également assurer la prise de rendez-vous de votre cabinet.

Les rendez-vous sont enregistrés dans un agenda partagé et sécurisé, consultable en ligne et mis à jour en temps réel.

Nous respectons vos horaires, les durées de rendez-vous prévues et vos éventuelles consignes particulières.

Vous pouvez consulter votre planning depuis votre ordinateur ou votre smartphone et retrouver les informations nécessaires à l’organisation de votre journée.

Les demandes de rendez-vous sont traitées selon votre fonctionnement, que vous exerciez seul ou au sein d’un cabinet regroupant plusieurs professionnels.

Une permanence téléphonique souple et sans engagement de recrutement

Vous n’avez pas nécessairement besoin d’une secrétaire présente à temps plein dans vos locaux.

Votre activité peut nécessiter un accueil téléphonique pendant certaines périodes seulement : audiences, consultations, rendez-vous, déplacements ou congés.

Avec Répit Concept, vous pouvez utiliser notre permanence téléphonique :

• Pendant vos audiences et vos rendez-vous professionnels.
• Lorsque vous souhaitez travailler sans interruption.
• En remplacement temporaire de votre secrétaire habituelle.
• Sur des plages horaires régulières.
• Lors d’une augmentation ponctuelle de votre activité.

Le transfert de vos appels s’active ou se désactive depuis votre téléphone habituel. Vous conservez votre numéro et choisissez les périodes pendant lesquelles nous prenons le relais.

Les avantages du télésecrétariat pour les professions libérales

Préservez votre temps de travail

Les interruptions téléphoniques répétées peuvent compliquer la gestion de vos dossiers et de vos rendez-vous.

En confiant vos appels à Répit Concept, vous disposez de davantage de temps pour vous concentrer sur les missions qui nécessitent votre expertise.

Maintenez un accueil de qualité

Vos clients et interlocuteurs professionnels sont accueillis au nom de votre cabinet, même lorsque vous êtes indisponible.

Leurs messages sont enregistrés et transmis selon les modalités que vous avez choisies.

Maîtrisez vos frais de fonctionnement

Le télésecrétariat constitue une alternative à l’embauche d’une secrétaire lorsque vos besoins ne justifient pas une présence permanente.

Vous bénéficiez d’un service adapté à votre volume d’appels, sans avoir à prévoir de poste de travail ou d’équipement supplémentaire.

Conservez vos habitudes et vos consignes

Chaque cabinet possède son propre fonctionnement. Nous prenons le temps de définir vos instructions afin d’adapter la réception des appels à votre organisation.

Le respect de la discrétion professionnelle et la transmission appropriée des informations font partie des points essentiels à définir lors de la mise en place du service.

Un service de télésecrétariat adapté à votre activité

Que vous exerciez en cabinet individuel ou au sein d’une structure regroupant plusieurs professionnels, Répit Concept étudie vos besoins pour vous proposer une permanence téléphonique adaptée.

Nous définissons ensemble :

• Les horaires de réception de vos appels.
• Les modalités d’accueil de vos clients.
• Les consignes de filtrage et de transmission.
• La gestion de vos rendez-vous et de votre agenda.
• Les moyens de communication à privilégier pour vos messages.

Vous restez maître de votre organisation tout en bénéficiant d’une assistance téléphonique lorsque vous en avez besoin.

Demandez un devis pour votre permanence téléphonique

Vous souhaitez déléguer les appels de votre cabinet pendant vos audiences, vos rendez-vous ou de manière régulière ?

Répit Concept étudie votre demande et vous propose une prestation correspondant à vos horaires, à votre activité et à votre volume d’appels.