Le fonctionnement

Vous souhaitez confier l’accueil téléphonique de votre entreprise ou de votre cabinet à Répit Concept ? La mise en place est simple et ne nécessite aucune installation particulière.

De l’étude de vos besoins à la gestion quotidienne de vos appels, nous vous accompagnons pour mettre en place un service adapté à votre activité, à vos horaires et à votre façon de travailler.

Un premier échange pour définir vos besoins

Chaque professionnel a ses habitudes et ses contraintes. Avant de vous proposer une prestation, nous prenons le temps de comprendre votre activité et ce que vous attendez de votre permanence téléphonique.

Cet échange permet notamment de déterminer :

• Vos besoins : réception des appels, prise de messages, gestion des rendez-vous ou transmission d’informations.
• Vos horaires : permanence régulière, sur certaines plages horaires ou uniquement lorsque vous êtes indisponible.
• Le volume d’appels estimé : pour évaluer le temps de travail nécessaire.
• Vos consignes : accueil de vos interlocuteurs, gestion des urgences et modalités de transmission des messages.

À partir de ces éléments, Répit Concept établit un devis gratuit et personnalisé, avec un tarif adapté à la prestation demandée.

Une mise en place simple et rapide

Une fois la proposition commerciale acceptée, nous vous transmettons le contrat et les conditions générales de vente.

Nous établissons également avec vous une fiche de consignes précisant la manière dont vos appels doivent être traités : présentation de votre entreprise ou cabinet, informations à communiquer, rendez-vous à organiser et personnes à contacter en cas de besoin.

Ces instructions permettent d’assurer un accueil cohérent avec vos habitudes et les attentes de vos clients ou patients.

Aucun logiciel ni matériel supplémentaire n’est nécessaire. Vous conservez votre téléphone habituel et aucun frais de mise en service ne vous est facturé.

Comment sont pris en charge vos appels ?

Répit Concept met à votre disposition un numéro de téléphone vers lequel vous pouvez transférer vos appels.

Le transfert s’active ou se désactive directement depuis votre téléphone, par une simple manipulation. Vous restez libre de l’utiliser en permanence, pendant vos rendez-vous, lors de vos déplacements ou seulement lorsque vous en avez besoin.

Les appels sont accueillis au nom de votre entreprise ou de votre cabinet, dans le respect des consignes définies ensemble.

Selon vos besoins, nous assurons la réception des messages, la prise de rendez-vous et la transmission des informations importantes. Un répondeur géré par notre permanence téléphonique est également à votre disposition.

Vos interlocuteurs bénéficient ainsi d’un accueil professionnel, même lorsque vous ne pouvez pas répondre personnellement.

Des messages et rendez-vous accessibles à tout moment

Les appels et les rendez-vous sont enregistrés dans un agenda en ligne partagé, que vous pouvez consulter à tout moment et en temps réel.

Vous gardez ainsi une visibilité sur les demandes reçues et les rendez-vous programmés, sans avoir à interrompre votre activité pour répondre au téléphone.

Si vous préférez ne pas consulter régulièrement cet agenda, une notification par e-mail peut vous être adressée lorsqu’une nouvelle information y est ajoutée.

D’autres modalités de transmission peuvent également être envisagées selon votre organisation.

Une facturation claire, adaptée à votre activité

Le tarif de votre permanence téléphonique est défini dès le départ, en fonction des horaires retenus et du volume de travail estimé.

La facturation est ajustée en fonction des prestations réellement effectuées, conformément aux conditions convenues ensemble.

Le règlement peut s’effectuer par chèque ou par virement bancaire.

Notre objectif est simple : vous proposer un service fiable, au juste prix, sans prestation inutile.

Parlons de votre permanence téléphonique

Vous souhaitez déléguer vos appels quelques heures par semaine, pendant vos absences ou de façon régulière ?

Répit Concept étudie votre demande et vous propose une organisation adaptée à votre activité.

Contactez-nous pour obtenir votre devis gratuit et sans engagement.

Téléphone : 09 73 01 77 11