Permanence téléphonique

L’accueil téléphonique est souvent le premier contact d’un client avec votre entreprise ou votre cabinet. La qualité de cet échange contribue directement à l’image que vous renvoyez à vos interlocuteurs.

Avec Répit Concept, vous bénéficiez d’un service de permanence téléphonique externalisée qui prend en charge vos appels selon vos horaires et vos consignes, tout en vous permettant de vous consacrer à votre activité.

Notre service de secrétariat téléphonique

Répit Concept vous propose une solution simple à mettre en place, que vous souhaitiez déléguer vos appels régulièrement ou uniquement pendant vos absences.

Notre permanence téléphonique comprend, selon la formule choisie :

• Une mise en place simple et rapide, sans installation de matériel supplémentaire.
• Une ligne téléphonique dédiée vers laquelle vous pouvez transférer vos appels.
• Un accueil personnalisé au nom de votre entreprise ou de votre cabinet.
• Un répondeur téléphonique personnalisé pour les appels reçus en dehors des périodes de permanence.
• Un agenda partagé et sécurisé pour organiser les rendez-vous.
• Un accès à votre agenda en ligne, depuis un ordinateur ou un smartphone.
• Des notifications d’appels pour rester informé des demandes reçues.

Notre objectif est de répondre à deux besoins essentiels : permettre à vos clients ou patients de joindre facilement votre entreprise et vous aider à organiser vos journées sans interruptions téléphoniques répétées.

Vous gardez la maîtrise de votre emploi du temps et choisissez les moments où vous souhaitez nous confier vos appels.

Forfaits et tarifs de permanence téléphonique

Parce que chaque activité génère un volume d’appels différent, Répit Concept propose plusieurs formules de secrétariat téléphonique.

La facturation peut être établie à l’appel, à l’heure ou au forfait, selon la nature de votre activité et les prestations demandées.

Nos formules de secrétariat téléphonique

Kit démarrage : 67,20 €.

Les tarifs sont donnés à titre indicatif, sur la base d’une permanence de 8 heures par jour, du lundi au vendredi. Une proposition commerciale personnalisée est systématiquement établie avant toute mise en place.

Vous recevez moins de 40 appels par mois ou, au contraire, votre activité nécessite une permanence plus importante ? Vous souhaitez une prestation sur une semaine, pendant vos congés ou sur des horaires particuliers ?

Contactez Répit Concept pour obtenir un devis adapté à vos besoins.

Comment fonctionne notre permanence téléphonique ?

La mise en place de votre secrétariat téléphonique s’effectue en quelques étapes simples. Nous définissons ensemble vos horaires, vos consignes d’accueil et la manière dont vous souhaitez recevoir les informations concernant vos appels.

Un accueil téléphonique personnalisé

Lorsqu’un client ou un patient vous appelle, il est accueilli au nom de votre entreprise ou de votre cabinet, comme s’il contactait directement votre secrétariat.

Pour activer le service, il vous suffit de transférer vos appels vers le numéro dédié mis à votre disposition par Répit Concept.

Votre télésecrétaire prend alors le relais et traite les appels en respectant les instructions convenues ensemble.

Vous pouvez notamment demander :

• La prise de messages et leur transmission.
• Le filtrage des appels selon leur importance.
• La prise de rendez-vous dans votre agenda.
• La transmission de certaines informations à vos interlocuteurs.
• Le respect de plages horaires pendant lesquelles vous ne souhaitez pas être dérangé.

Le transfert peut être activé ponctuellement, pendant vos rendez-vous, ou conservé sur des plages horaires régulières.

La gestion de votre agenda et de vos rendez-vous

Répit Concept peut également assurer la gestion de votre agenda afin de faciliter l’organisation de vos journées.

Les rendez-vous sont enregistrés dans un agenda partagé et sécurisé, accessible en ligne et actualisé en temps réel.

La prise de rendez-vous s’effectue selon les plages de disponibilité et les consignes que vous avez définies.

Chaque rendez-vous peut comporter les informations nécessaires à son bon déroulement : nom et prénom de l’interlocuteur, coordonnées, motif du rendez-vous, lieu de consultation ou de déplacement et toute précision utile.

Vous pouvez consulter votre agenda à tout moment, depuis votre ordinateur ou votre smartphone, sans avoir à contacter systématiquement votre télésecrétaire.

La transmission de vos appels et messages

Vous restez informé des appels reçus et des demandes de vos interlocuteurs, même lorsque vous êtes occupé ou en déplacement.

Selon votre organisation, les informations peuvent vous être transmises de différentes façons :

• En ligne : consultation de votre agenda et des informations enregistrées dans votre espace partagé.
• Par e-mail : réception des messages et des notifications d’appels.
• Par téléphone : échange direct avec votre télésecrétaire lorsque cela est nécessaire.

Les modalités de transmission sont définies ensemble afin de s’intégrer naturellement à vos habitudes de travail.

Une permanence téléphonique adaptée à votre activité

Vous n’avez pas nécessairement besoin d’une secrétaire à temps plein pour bénéficier d’un accueil téléphonique professionnel.

Répit Concept intervient selon vos besoins, qu’il s’agisse d’assurer une permanence quotidienne, de prendre le relais pendant vos rendez-vous ou de gérer un surcroît temporaire d’appels.

Vous conservez votre numéro de téléphone habituel et décidez quand activer le transfert vers notre standard.

En confiant la gestion de vos appels téléphoniques à Répit Concept, vous restez joignable sans interrompre constamment votre travail.

Vos clients bénéficient d’un accueil attentif et vous retrouvez du temps pour vous consacrer à votre métier.

Demandez votre devis de permanence téléphonique

Vous souhaitez connaître le coût d’une permanence téléphonique adaptée à votre entreprise ou à votre cabinet ?

Nous étudions ensemble votre volume d’appels, vos horaires et les prestations souhaitées afin de vous proposer une solution correspondant à votre fonctionnement.