Blog du secrétariat

Secrétariat téléphonique

Choisir un secrétariat téléphonique de qualité permet de gagner en efficacité et assurer un service professionnel à destination des clients. Qu’il soit interne ou externe, c’est un investissement qui s’impose dès lors que l’entreprise (TPE PME, artisan ou professions libérales) reçoit beaucoup d’appels.

A qui s’adresse le secrétariat téléphonique?

Aux professions libérales telles que: cabinet médical (médecin, dentiste, etc), cabinet juridique (avocat, notaire, huissier), aux auxiliaires médicaux, aux architectes:

  • Les avocats pourront ainsi allez plaider à la cour, plancher sur un rapport important,
  • Les médecins pourront allez en consultation, étudier un dossier médical de patient,
  • Un architecte pourra réaliser des plans en toute tranquillité…

Aux artisans et Tpe Pme ( plombier/ chauffagiste, électricien, ébéniste, garage, etc.):

  • Les artisans ne seront plus obligés de décrocher leur téléphone sur un chantier, un garagiste ne sera plus obligé d’arrêter une réparation sur un véhicule pour faire le standardiste…

Un secrétariat téléphonique (secrétaire assistante, juridique ou médicale) pourra filtrer les appels, prendre des notes, prendre des rendez vous et faire un reporting complet en fin de journée. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre activité, sans perdre d’appels.

Secrétaire à domicile vs secrétaire traditionnelle:

Faut-il embaucher une secrétaire dans son établissement ou faire appel à une prestataire externe qui travaille à domicile ? Tout va dépendre des besoins liés à votre activité ainsi que du budget prévu ! Si vous embauchez une secrétaire à temps plein, il faudra assumer le salaire ainsi que les charges sociales ET SURTOUT, avoir suffisamment de travail et d’appels pour que le poste nouvellement créé soit rentable. Le salaire généralement constaté d’une secrétaire débutante est de 1600€.

A contrario, une secrétaire à domicile travaille à l’heure ou au forfait. Un secrétariat à distance et à la carte permet dans un premier temps d’estimer la charge réel de travail et de passer le coût dans les charges liées à l’activité. (Une formule à tester pour un dépannage afin de se faire une idée dans un premier temps).

Critères de qualités d’une secrétaire:

Interlocuteur incontournable de la société ou du cabinet, la secrétaire téléphonique se doit d’avoir les qualités et compétences suivantes: organisée, autonome, courtoise et souriante, à l’aise avec l’outil informatique (excel, word, powerpoint, internet). Véritable « image de l’entreprise » au téléphone, elle est le garant du bon fonctionnement et de la tenue de l’agenda du dirigeant.

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