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L’externalisation: une stratégie réfléchie

L’externalisation n’est pas un phénomène nouveau cependant c’est un concept qui connait un essor considérable depuis ces 20 dernières années. Pour rappel, l’externalisation ou outsourcing ou encore offshoring consiste à confier à un prestataire externe, tout ou en partie une production, une fonction ou un service généralement secondaire pour l’entreprise et qui ne produit pas directement de revenus.

Cette stratégie n’est pas réservée uniquement aux grosses entreprises contrairement à l’idée reçue.

Quels sont les produits, fonctions ou services externalisés par les entreprises ?

Le coeur de métier d’un entrepreneur est son activité et donc de placer son service ou de vendre son produit.

Dans la réalité, une multitude de fonctions viennent se greffer au métier:

  • l’administratif,
  • la comptabilité,
  • les outils nécessaires au fonctionnement,
  • le commercial,
  • le marketing,
  • etc.

Quelle que soit la taille de l’entreprise, il arrive toujours un « instant T » où il faut faire face à la réalité: il n’est pas ou plus possible de tout réaliser en interne sans faire évoluer/ modifier le fonctionnement de l’entreprise. Le choix qui s’offre à vous est simple, recruter du personnel qualifié et investir pour développer l’existant ou déléguer/ externaliser.

Fort de ce constat, de nombreuses sociétés spécialisées proposent de prendre le relais et se chargent d’exécuter certaines fonctions à votre place.

L’externalisation informatique. C’est l’une des premières formes d’externalisation spécialisée à s’être développée dès les années 70. Le but dans ce cas est de se libérer des problèmes informatiques et ainsi de confier à une société spécialisée l’analyse de son système informatique, sa maintenance et son développement. On retrouve ce type de prestation de service plus communément sous le terme d‘infogérance.  Pour en savoir plus: les multiples formes de l’infogérance

L’externalisation  marketing. Pour les dirigeants de TPE ou PME, communiquer sur son entreprise et mettre en place une stratégie de marketing ne sont pas une priorité car se sont des actions qui exigent du temps et des compétences spécifiques. Cependant, ils ont bien conscience de l’importance que représente une bonne communication.  Lorsque l’embauche d’un marketeur n’est pas envisageable, ces entreprises se tournent vers des sociétés qui offrent une organisation performante, un encadrement dynamique et professionnel et des présentations personnalisées quel que soit le support. Pour en savoir plus: le marketing outsourcing, une tendance en hausse chez les PME.

L’externalisation comptable. L’amélioration et le développement des outils informatiques, des logiciels et d’internet ont très nettement contribué à l’essor de cette pratique. C’est une tendance qui s’installe de plus en plus d’autant que faire appel à un cabinet comptable pour la réalisation du bilan était déjà un acte commun. En dehors du bilan, les demandes de saisies comptable, de gestion des paies, de gestion des factures fournisseurs et clients, et autres prestations deviennent plus récurrentes. Pour en savoir plus: l’externalisation du service comptable en quelques chiffres (2004)

L’externalisation administrative. De la même manière que le développement informatique, la stratégie marketing et la gestion de la comptabilité, les fonctions administratives des entreprises connaissent cette forme de délocalisation ou de sous traitance. Ainsi les audits et autres appels de bienvenue et de qualité se font de plus en plus en externe. Le service RH voit lui aussi une partie de ses fonctions (le recrutement par exemple) prise en charge par un acteur externe. Le facility management   consiste à confier les fonctions des services généraux également à un intervenant externe. Le plus flagrant est l’essor des centres d’appels  avec le télétravail ou le virtual assistant dont les prestations ont pour nature de proposer de la permanence téléphonique personnalisée, de la saisie de documents, etc…

Avantages et inconvénients de l’outsourcing

Comme toute stratégie ou décision professionnelle, il faut toujours mesurer les enjeux et les risques avant d’opter pour la décentralisation d’une partie de ses fonctions. Les avantages du offshoring sont loin d’être négligeables dans la course à la compétitivité et de la baisse des coûts. C’est un plan tactique qui doit être réfléchi pour l’assurance d’un bon choix.

Une rationalisation et une maîtrise des coûts: c’est le moteur et la motivation première dans le choix d’externaliser. La nécessité de passer par une embauche coûteuse avec un profil spécialisé se trouve ne plus être une obligation. Le coût des ressources et des infrastructures est supporté par les prestataires de services qui lissent leurs charges en multipliant leurs contrats.

Un bénéfice technologique: les entreprises de services s’appuient sur un système d’exploitation développé et sur leurs connaissances dans les différents secteurs d’activité. Faire appel à ces sociétés permet de bénéficier de leurs technologies et ainsi d’améliorer la qualité de services de façon constante.

Une liberté par la flexibilité: pour les entreprises en pleine croissance comme pour celles qui connaissent un passage à vide, la délocalisation permet de profiter de ressources qualifiées, humaines et technologiques, sans toucher l’effectif en place. Cette stratégie accorde une grande flexibilité d’agissement et évite des solutions risquées à mettre en oeuvre en interne.

Une optimisation de sa capacité de travail: l’externalisation offre la possibilité de s’adapter et de répondre  rapidement à la réalité du marché de son secteur d’activité et à l’évolution des normes. Cette méthode donne également l’opportunité de développer sa gamme de produits ou d’étendre son marché en minimisant une modification importante de la structure de l’entreprise.

Une perte de compétences: le risque de la délocalisation est de perdre en compétence et en visibilité sur certaines fonctions périphériques.

Le risque de la dépendance: délocaliser, c’est accepter de dépendre d’un tiers pour son fonctionnement et de perdre de contrôle d’une partie de son activité.

La peur d’une perte de confidentialité: comme pour toute collaboration, il faut établir une relation de confiance mais rappelons que c’est une valeur qui se gagne aussi en interne.

Préparer un possible backsourcing: il faut penser et prévoir un possible retour en arrière et se préparer à la réintégration des fonctions externalisées jusqu’ici.

Le point de vue d’un avocat

L’externalisation n’est pas une démarche sans risques mais c’est une stratégie qui peut se démontrer payante si elle est mesurée minutieusement.

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Commentaires

  1. Patrick@Logiciel de comptabilité  août 7, 2012

    Tout a fait d’accord avec vous, la sous traitance n’est pas réservée aux grosses entreprises, dans le cas de notre système de comptabilité nous avons beaucoup de micro structures qui nous déléguent leur comptabilité, bien entendu cela demande une confiance totale pour ce qui est de la confidentialité des données. Certains auto entrepreneurs ne sont pas encore prêt a franchir le pas, mais les mentalités évoluent, vu le temps passer dans de l’administratif plutôt que sur l’activité réelle, bon nombre de petites structures décident de déléguer tout ou partie de leur « paperasse ».

    • Corinne Méhat  août 7, 2012

      Bonjour Patrick,

      Merci pour votre commentaire.
      La question de la confiance est toujours un sujet délicat mais finalement la confiance est une valeur qui se gagne aussi lorsqu’on recrute un salarié et nous ne sommes jamais à l’abri d’une mauvaise surprise. C’est pourquoi, je conseille à un professionnel qui découvre l’externalisation de commencer par une mission de courte durée. Cela va lui permettre de voir si le fonctionnement et le prestataire lui conviennent.

  2. Ivision@infogérance informatique  août 16, 2012

    Bonjour,

    En informatique il est possible d’externaliser son système informatique et sa gestion, ou la gestion seulement, en effectuant par exemple de l’infogérance sur site. Les avantages, comme vous l’avez souligné dans votre article, sont une plus grande flexibilité et modularité, et la possibilité de bénéficier de l’expertise d’un spécialiste dans ce domaine, sans avoir besoin d’embaucher au sein de sa propre entreprise.

    Ce sont des services professionnels, je ne suis pas certain qu’il faille se poser la question de savoir si les données sont ou non en sécurité chez le prestataire, car généralement les hébergeurs professionnels proposent de nombreuses mesures pour garantir l’intégrité des données. Par contre, il est nécessaire de faire le point au sein de sa propre entreprise sur les niveaux de confidentialité de ces données et les différents accès que l’on souhaite donner à ses employés.